Teabreak là gì? Cách chuẩn bị teabreak đơn giản cho sự kiện

Tiệc teabreak có mặt ở các sự kiện nhằm giúp khách mời được thư giãn và giải lao giữa giờ. Với nhiệm vụ quan trọng này, việc chuẩn bị cần kỹ lưỡng, chu đáo, trọn vẹn để thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.

Hãy cùng tham khảo bài viết sau đây để hiểu rõ hơn về teabeak cho sự kiện và học cách chuẩn bị teabreak đơn giản nhé.

1. Teabreak là gì ? Lợi ích của tiệc teabreak cho sự kiện

1.1. Khái niệm về teabreak

Tea break là tên gọi một bữa tiệc nhẹ, tiệc ngọt hay tiệc trà,… bao gồm các loại bánh ngọt nhỏ xinh, trà cà phê , trái cây, các món tráng miệng nhẹ… Tea break có thể được sử dụng vào thời gian trước giờ bắt đầu sự kiện, hoặc cũng có thể là thời gian giải lao của sự kiện.

Thời gian của bữa tiệc tea break thường kéo dài từ khoảng 20 phút – 40 phút, đủ để các khách mời cảm thấy được thư giãn, ăn nhẹ bổ sung năng lượng để tiếp tục tham dư sự kiện.

Tiệc tea break phù hợp cho những buổi hội thảo hay workshop, sự kiện khai trương, hội nghị, các sự kiện tại văn phòng, công ty… để cho khách hàng có thể thấy được sự chu đáo, quan tâm của đơn vị tổ chức.

Bảng giá thực đơn teabreak hiện nay giao động từ 50.000VNĐ/người đến 120.000VNĐ/người cho thực khách dễ dàng lựa chọn.

1.2. Lợi ích của tiệc teabreak cho sự kiện

– Giúp khách mời cảm thấy bớt nhàm chán, buồn tẻ

Việc truyền tải khối lượng lớn thông tin đến khách hàng đã làm cho nhiều khách mời dễ rơi vào trạng thái buồn ngủ, nhàm chán tại sự kiện. Do đó, khi tổ chức bữa tiệc teabreak thư giãn giữa giờ sẽ giúp mọi người cảm thấy thoải mái, vui vẻ đồng thời nhanh chóng nạp lại nguồn năng lượng cần thiết cho phần sự kiện còn lại.

– Sự kiện teabreak là cách đem mọi người tới gần nhau hơn

Không chỉ với mục đích lấy lại năng lượng trong một không gian lý tưởng, một bữa tiệc teabreak là khoảng thời gian để những khách mời có thể gắn kết với nhau. Đôi khi họ có thể trò chuyện, hỏi han hay trở thành bạn của nhau qua khi cùng ăn miếng bánh, cùng chọn ly nước,…

– Mở rộng hệ thống khách hàng, đối tác cho đơn vị

Tiệc teabreak thể hiện rõ được sự chuyên nghiệp trong cách thức tổ chức, quy mô của các cá nhân hay đơn vị tổ chức sự kiện. Do đó, đây cũng được xem là một hình thức mời gọi khách hàng, ghi dấu ấn tượng với các khách mời để đơn vị có thêm những khách hàng mới trong tương lai.

Bên cạnh đó, cung cách phục vụ, cách thức tổ chức bữa tiệc cũng phần nào giúp khách mời đánh giá đơn vị và có thể sẽ trở thành đối tác trong một ngày không xa.

2. Hướng dẫn cách chuẩn bị teabreak đơn giản cho sự kiện

2.1. Chọn địa điểm, khu vực tổ chức tiệc teabreak

Địa điểm tổ chức tiệc teabreak là nơi rộng rãi, thoải mái, có thể chứa được nhiều khách khứa nhưng không gây tù túng ngột ngạt. Tiệc teabreak thường là tiệc đứng nên không gian tổ chức phải phù hợp và tiện lợi cho khách đi lại và trò chuyện.

Mặt khác, cần lưu ý nơi tổ chức bàn tiệc không nên quá xa so với nơi tổ chức sự kiện để khách mời thuận tiện di chuyển.

2.2. Trang trí không gian và bàn tiệc teabreak

Sự đen xen màu sắc chính là yếu tố tạo nên sự tinh tế trong bữa tiệc teabreak. Vị trí đặt đồ uống tốt nhất nên là vị trí sát tường để tránh trường hợp đổ vỡ, bạn có thể đan xen các đĩa trái cây và các đĩa bánh.

Tùy thuộc vào tính chất của bữa tiệc mà chọn cách trang trí cho phù hợp. Tuy nhiên, tiệc teabreak không yêu cầu phải trang trí quá rườm rà và chi tiết. Bạn chỉ cần tạo ra không gian sạch sẽ, lịch sự, chỉnh chu và thoải mái, phù hợp để khách khứa thư giãn và tận hưởng bữa tiệc.

2.3. Xác định số lượng khách mời và lên thực đơn

+ Lên thực đơn dựa vào kinh phí tiệc: bạn không thể lựa chọn “bừa bãi” món cho thực đơn tiệc. Cần cân nhắc dựa trên mức ngân sách bạn có cho buổi tiệc để lên thực đơn phù hợp.

+ Thực đơn dựa trên tính chất bữa tiệc teabreak: dựa vào số lượng khách cũng như tính chất khách mà chọn những món phù hợp.

+ Phân bổ phù hợp giữa các món: cần đảm bảo có đủ các món bánh, trái cây, đồ uống. Không nên lên thực đơn tiệc teabreak quá nhiều cho món này để thâm hụt sang món khác.

+ Chọn chất lượng thay vì số lượng: không lên thực đơn quá nhiều món và quá cầu kỳ. Có thể chọn ít món nhưng cần đảm bảo ngon và chất lượng.

+ Khoa học và hợp với đồ uống: chọn bánh và trái cây phù hợp với đồ uống cũng như ngược lại.

+ Đặt món tại cơ sở uy tín và chất lượng.

2.4. Phân công nhân viên phục vụ

Một buổi tiệc teabreak cần có nhân viên phục vụ để có thể tạo cho sự tiện lợi cho khách mời khi sử dụng tiệc trà và sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của họ bất kỳ lúc nào mà tiệc teabreak đang diễn ra.

Đây là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công cho một buổi tiệc teabreak bởi mỗi một cá nhân sẽ có những công việc cụ thể riêng, nếu được phân chia rõ ràng và hoàn thành tốt thì sẽ làm cho thực khách hài lòng và tạo sự ấn tượng tốt nhất cho họ.

Tác phong phục vụ rất quan trọng với một buổi tiệc teabreak. Bạn phục vụ chu đáo sẽ khiến khách khứa hài lòng và có ấn tượng tốt hơn về bữa tiệc. Hãy quyết định số lượng người phục vụ cụ thể, chuẩn bị những vật dụng cần thiết để phục vụ khách khi khách cần: dao, đĩa, thìa, khăn giấy,…

3. Lưu ý khi tổ chức teabreak cho sự kiện

• Cần nắm rõ văn hóa thưởng thức teabreak

Nếu bạn tổ chức tiệc ở TPHCM thì văn hóa chung của người đến tham dự là họ sẽ không đến đúng giờ như đã thông báo. Chính vì vậy, bạn cần cân nhắc thời gian hợp lý để chuẩn bị tiệc cũng như đón tiếp khách mời chu đáo hơn.​

Với văn hóa dự tiệc lịch sự, người tham gia thường chỉ lấy một phần bánh nhỏ và 1, 2 miếng trái cây để dành thời gian để trao đổi, trò chuyện với mọi người.

• Thời gian tổ chức hợp lý

Chọn địa điểm và thời gian tổ chức tiệc: tùy vào quy mô, tính chất tiệc mà lựa chọn địa điểm cũng như thời gian tổ tiệc phù hợp.

• Thực đơn đa dạng không gây ngán, phù hợp ngân sách

Lên thực đơn cho tiệc: thực đơn tiệc teabreak cơ bản gồm có trái cây, bánh ngọt và đồ uống nhẹ. Tuỳ vào tính chất bữa tiệc teabreak mà bạn có thể chọn những món bánh hoặc trái cây cao cấp hoặc bình dân phù hợp với nhu cầu kinh phí

Bạn cần lên menu dựa vào ngân sách một cách cụ thể trước khi bữa tiệc diễn ra để có thể phục vụ khách tốt nhất. Dự trù trước các vấn đề phát sinh như thiếu món, thiếu phục vụ,… để bữa tiệc diễn ra chu đáo.

• Trang trí đơn giản, tinh tế

Trang trí tiệc teabreak không cần cầu kỳ, chỉ cần tạo ra không gian thoải mái và phù hợp với khách khứa.

• Thêm âm nhạc để tránh nhàm chán

Người ta thường mở nhạc trong các buổi tiệc teabreak để tạo ra không gian thư giãn cho khách khứa. Các loại nhạc được sử dụng thường là Piano, nhạc không lời, Ballad nhẹ nhàng,…

Tránh mở các loại nhạc có tính chất quá mạnh như Rock,… không phù hợp với bữa tiệc và khiến khách khứa cảm thấy khó chịu.

• Đặt teabreak từ đơn vị dịch vụ uy tín

Ngày nay, có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức teabreak trọn gói. Nếu bạn cảm thấy tự tổ chức teabreak quá khó khăn và tốn kém thời gian, bạn có thể liên hệ và sử dụng dịch vụ trọn gói tại các đơn vị này.

Họ sẽ hỗ trợ bạn set up tiệc toàn bộ, đưa ra cho bạn những lời khuyên phù hợp. Bạn chỉ cần tận hưởng bữa tiệc cùng mọi người thay vì phải chạy đôn chạy đáo chuẩn bị nó.

Đối với những buổi tiệc trà nhỏ, bạn hoàn toàn có thể tự chuẩn bị các loại bánh, đồ uống trái cây,… Tuy nhiên, với các buổi tiệc quan trọng, tốt nhất bạn hãy nhờ đến sự giúp đỡ của một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để có một bữa tiệc thành công.

Hi vọng những chia sẻ hữu ích trên đã giúp bạn hiểu thêm về tiệc teabreak sự kiện cũng như nắm bắt được cách tổ chức teabreak đơn giản, đem lại sự hài lòng cho khách mời của mình. Chúc bạn thực hiện thành công, trọn vẹn.

Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ teabreak sự kiện, đừng ngần ngại liên hệ Kiến Vàng ngay nhé.