Các bước để tổ chức Teabreak thành công.

Tại sao cần tổ chức Teabreak?

Một buổi hội thảo hay đàm phán cần sự tập trung cao độ, nhưng nếu diễn ra trong thời gian dài sẽ dễ dẫn đến sự mệt mỏi khiến chất lượng buổi họp không được như ý muốn. Teabreak lúc này sẽ phát huy tối đa tác dụng cho buổi họp:

• Teabreak giúp các thành viên tham gia có thời gian giải lao, nạp năng lượng để tiếp tục buổi họp.
• Teabreak cũng là khoảng thời gian giúp các thành viên chuẩn bị tinh thần tốt nhất cho những phần họp quan trọng phía sau.
• Teabreak là dịp để các vị khách trong buổi hội thảo giao lưu và chia sẻ với nhau kinh nghiệm để hợp tác tốt nhất trong công việc.
• Teabreak cũng là khoảng thời gian để ban thư ký tổng hợp lại những thành quả đạt được trong lần họp đầu.
• Teabreak còn là tiệc chiêu đãi nhẹ nhàng thể hiện tính chuyên nghiệp, trang trọng của buổi họp cũng như thể hiện sự tôn trọng đặc biệt tới những đối tác của buổi hội thảo.

Các bước tổ chức Teabreak thành công

Mặc dù dịch vụ tea break là một bữa tiệc nhỏ và thời gian diễn ra không lâu nhưng để tổ chức được bữa tiệc này, bạn cũng cần nắm rõ quy trình tổ chức Teabreak thành công:

• Xác định địa điểm Teabreak: Địa điểm tổ chức tiệc trà cũng chính là địa điểm tổ chức sự kiện đi kèm.
• Xác định thời gian tổ chức: Ngày giờ chính xác của sự kiện cũng chính là ngày tổ chức tiệc trà. Và thời gian diễn ra tiệc trà thường sẽ là vào giữa buổi họp và diễn ra trong khoảng từ 20-30 phút. Xác định được chính xác thời gian tổ chức để việc chuẩn bị tiệc được chu đáo nhất.
• Xác định số lượng người.
• Xác định thực đơn tiệc: thực đơn tiệc Teabreak thông thường có giá từ 30.000 đến 100.000. Bạn cần xác định được mức chi phí cho mỗi suất, từ đó chọn menu tea break cho phù hợp.
• Việc còn lại bạn chỉ cần phối hợp nhịp nhàng với nhà hàng nơi bạn tổ chức cùng đơn vị thực hiện nữa là bạn sẽ có một Teabreak hoàn hảo rồi nhé.

Các lưu ý khi tổ chức Teabreak

Tiệc Teabreak đôi khi cũng dễ xảy ra sai sót nếu bạn không nắm rõ được những lưu ý dưới đây:

• Lựa chọn menu phù hợp:

Tiệc trà mang tính chất nhanh gọn và nhẹ nhàng chỉ bao gồm: trà, cà phê hoặc một số loại nước thanh lọc (hạn chế có ga), bánh ngọt, hoa quả. Tiệc trà tuyệt đối không nên có các món ăn chính rườm rà.

Các món trong thực đơn không cần quá cầu kỳ, sang trọng đắt tiền mà cần ngon miệng và tạo cảm giác thoải mái nhất cho người dùng.

• Bày trí tiệc:

Tiệc Teabreak cũng rất quan trọng cách bài trí.

Bạn nên chọn những vị trí thoáng mát, có cảnh đẹp để bày biện tiệc, bàn nên phủ khăn màu nhẹ nhàng, món ăn cần được sắp xếp hợp lý và gọn gàng. Thêm một vài lãng hoa hoặc đèn để bàn cho thêm phần trang trọng.

• Dụng cụ dùng tiệc:

Tiệc trà giải lao thường dùng đồ nhựa, dĩa và thìa nhỏ, hạn chế dùng đồ sứ gây cảm giác nặng nề mà không cần thiết. Người dùng có thể dế dàng cầm theo đồ của mình và di chuyển giao lưu với những vị khách khác.

• Một vài lưu ý khác:

Ngoài ra, bạn cũng nên có những chiếc bàn, ghế tại vị trí dùng tiệc để các khách mời ngồi nghỉ theo nhu cầu.

Một bản nhạc dùng trà nhẹ nhàng cũng sẽ đem lại tinh thần thư giãn nhất định cho các khách mời bạn nhé.

Với những lợi ích của Teabreak thì không có lý do gì mà bạn bỏ quên nó trong những buổi hội thảo, đàm phán quan trọng của mình đúng không nào. Nếu muốn có một buổi tiệc trà ấn tượng, trang trí đẹp mắt và đem lại hiệu quả nhất, hãy liên hệ với Kiến Vàng để được tư vấn thêm nhé