Mục lục:
- Bước 1: Tập hợp nhóm tổ chức
- Bước 2: Xác định thời gian, khu vực tổ chức
- Bước 3: Họp bàn lên ý tưởng concept cho buổi sinh nhật & hình thức đãi tiệc phù hợp.
- Bước 4: Trang trí sinh nhật nhân viên
- Bước 5: Dự kiến các tiết mục văn nghệ, trò chơi trong chương trình
- Bước 6: Chuẩn bị phần quà tặng
- Bước 7: Dự trù ngân sách
Về cơ bản, việc lên kế hoạch, kịch bản cần có sự chuẩn bị với các bước như sau:
-
Mục lục:
- Bước 1: Tập hợp nhóm tổ chức
- Bước 2: Xác định thời gian, khu vực tổ chức
- Bước 3: Họp bàn lên ý tưởng concept cho buổi sinh nhật & hình thức đãi tiệc phù hợp.
- Bước 4: Trang trí sinh nhật nhân viên
- Bước 5: Dự kiến các tiết mục văn nghệ, trò chơi trong chương trình
- Bước 6: Chuẩn bị phần quà tặng
- Bước 7: Dự trù ngân sách.
Bước 1: Tập hợp nhóm tổ chức
Để tổ chức hoàn hảo bất cứ buổi tiệc nào cũng cần có một người đứng ra quản lý chung – leader – và những người đồng hành. Khi ấy, những người này sẽ thảo luận và thống nhất nhiệm vụ của từng cá nhân để cùng nhau làm sao phối hợp, hoàn thiện giúp cho nhiệm vụ thực hiện hiệu quả nhất.
Đối với buổi tiệc sinh nhật dành cho nhân viên, leader tổ chức có thể là một người quản lý, đi cùng là một số nhân viên có tính sáng tạo, linh hoạt. Và dĩ nhiên là những người này sẽ không nằm trong số người được chúc mừng sinh nhật trong tháng/quý đã định trước.
-
Bước 2: Xác định thời gian, khu vực tổ chức
Một bước không thể bỏ qua đó là xác định thời gian và không gian tổ chức. Nếu chọn không phù hợp cũng ảnh hưởng lớn đến không khí buổi sinh nhật.
Sinh nhật nhân viên thì tùy văn hóa và quy ước của công ty đặt ra, thì thường sẽ tổ chức chung theo từng tháng hoặc quý. Nghĩa là, nhân viên nào có cùng ngày sinh nhật trong 1 tháng hoặc cùng 1 quý sẽ được tổ chức chung một ngày. Vừa tiết kiệm chi phí, vừa là dịp để mọi người cùng giao lưu, xả stress.
Như vậy, đối với xác định thời gian, có 2 phương án xác định ngày tổ chức.
- Phương án 1: tổ chức vào ngày thường niên công ty đã quy định trước.
- Phương án 2: tổ chức ngày linh hoạt theo mỗi tháng/quý tùy theo lịch trình và lượng công việc của tháng/quý đó.
Các phương án về thời gian trên tùy thuộc vào quy định và sự sắp xếp linh hoạt của công ty nên hãy xem xét và thống nhất cho phù hợp nhé. Ưu tiên nhất là nên chọn ngày mà phần lớn nhân viên đều có mặt tại văn phòng để nhận được sự hưởng ứng của đông đảo anh em đồng nghiệp.
Đối với khu vực tổ chức buổi chúc mừng sinh nhật tại văn phòng, nhóm tổ chức nên lưu ý chọn khu vực có thể đủ chỗ cho tất cả mọi người vừa có thể dùng tiệc, vừa có thể trò chuyện, vui chơi cùng nhau.
Một số khu vực bạn có thể nghĩ đến để khảo sát như phòng họp công ty, sảnh lễ tân, hội trường công ty (nếu có), v.v. Hoặc nếu khu vực làm việc có đủ không gian thì bạn hoàn toàn có thể setup tổ chức.
Khu vực tổ chức tiệc nên có một phần bục sân khấu để làm nghi thức chúc mừng sinh nhật cho nhân viên (cắt bánh, thổi nến,…) và mọi người có thể tiện giao lưu văn nghệ với nhau.
Đồng thời cũng nên setup trong khu vực tổ chức này một bàn tiệc nhẹ, bày trí trên đó một ít bánh ngọt, trái cây, nước ép, rau câu,… đủ cho tất cả mọi người cùng thưởng thức. Như vậy, trong lúc tiệc diễn ra thì tất cả nhân viên công ty đều có thể chung vui với nhau trong không khí chúc mừng sinh nhật một hay nhiều thành viên nào đấy.
-
Bước 3: Họp bàn lên ý tưởng concept cho buổi sinh nhật & hình thức đãi tiệc phù hợp.
Nhóm tổ chức cần xác định cụ thể ý tưởng chủ đạo thực hiện cho sinh nhật để dễ dàng setup một bữa tiệc nhỏ đi kèm. Khi có concept chung, mọi thứ sẽ được định hình và hạn chế những chi tiết rườm rà quá đà cho bữa tiệc sinh nhật nhân viên.
Nếu ý tưởng chủ đạo là sự trẻ trung, sôi nổi thì xuyên suốt bữa tiệc này, các tiết mục cũng như hoạt động sẽ mang không khí đó. Vì thế, bữa tiệc đi kèm phải đa dạng màu sắc và món ăn để hòa chung niềm hứng khởi đó.
Nếu ý tưởng chủ đạo là sự nhẹ nhàng, đầm ấm thì mọi hoạt động trong bữa tiệc cũng hướng đến concept chung này để không phá vỡ không khí. Tiệc đi kèm nên là tiệc ngọt nhẹ nhàng, với bánh ngọt, trái cây, nước ép hoa quả để tạo không gian cho mọi người cùng chia sẻ và chung vui với nhau.
Việc xác định concept sẽ dựa vào phần lớn tính cách của nhóm thành viên được công ty tổ chức sinh nhật. Đó có thể là nhóm trung niên, nhóm trẻ trung, nhóm nhân viên lâu năm hoặc nhóm “thập cẩm” với thành viên bao gồm nhiều loại đối tượng,…
Như vậy, nhóm tổ chức nên lưu ý nhé, hãy xem xét việc lên concept bữa tiệc sinh nhật này theo danh sách người được chúc mừng để hạn chế sự không phù hợp giữa bữa tiệc và những người được chúc mừng sinh nhật.
-
Bước 4: Trang trí sinh nhật nhân viên
Cũng như phần lựa chọn concept, khâu chuẩn bị trang trí sẽ dựa theo đối tượng được chúc mừng và thống nhất cùng với concept tiệc hướng đến. Vừa có sự nhất quán, vừa khiến bữa tiệc này trở nên hài hòa và đẹp đẽ hơn trong mắt của tất cả mọi người.
Một vài phong cách trang trí Nhà Vuông Tròn có thể gợi ý cho bạn như kiểu sôi động cuồng nhiệt từ quần đảo Hawaii, kiểu “ma mị” ấn tượng như Halloween, kiểu nhẹ nhàng mùa thu hay kiểu lung linh ánh đèn của một mini bar ngay tại văn phòng, v.v.
Hãy để team sáng tạo phát huy hết công suất của mình nhé. Cũng nên lưu ý trang trí phù hợp với không gian văn phòng, tránh các ý tưởng quá hoành tráng.
-
Bước 5: Dự kiến các tiết mục văn nghệ, trò chơi trong chương trình
Đây là phần không thể thiếu cho bất kỳ bữa tiệc nào, đặc biệt là sinh nhật. Bởi văn nghệ chính là yếu tố giúp khuấy động không khí và là sợi dây vô hình kết nối mọi người hoàn hảo nhất.
Phần văn nghệ này có thể bao gồm hát, nhảy, vè, rap, trò chơi, v.v. hay bất cứ tiết mục nào ấn tượng mà các bạn có thể nghĩ ra thêm cho độc đáo và ấn tượng.
Thêm vào đó, tiết mục giao lưu với trò chơi cũng nên có sự xen kẽ để tạo đà hứng khởi mạnh mẽ trước. Và sau đó là duy trì tinh thần vui vẻ của mọi người đến cuối bữa tiệc.
Hơn nữa, những tiết mục và trò chơi khi đề xuất ý tưởng cũng nên xem xét đến tính kết nối, niềm vui mang lại để tăng thêm ý nghĩa trọn vẹn cho bữa tiệc.
-
Bước 6: Chuẩn bị phần quà tặng
Tùy theo ngân sách và đối tượng được chúc mừng sinh nhật mà nhóm tổ chức sẽ đề xuất các món quà phù hợp. Nên là hiện vật có ích theo phần lớn sở thích của người sắp được tặng và hạn chế việc tặng hiện kim vì sẽ dễ mất đi ý nghĩa của một buổi tiệc sinh nhật chung vui giữa các anh em công ty.
Nếu có thể, nên đề xuất tặng một món quà chung như nhau để cho mọi người đều có sự công bằng, không có sự thiên vị cho bất kỳ người nào.
Nhóm tổ chức hoàn toàn có thể biến tiết mục tặng quà trở thành một “ván bài ngẫu nhiên”. Khi đó, những món quà khác nhau sẽ được bày biện công khai, và người được tặng quà sẽ phải bốc thăm ngẫu nhiên để chọn về món quà cho mình.
-
Bước 7: Dự trù ngân sách.
Với tính chất là tổ chức thường niên và dành cho nhân viên công ty, sinh nhật nhân viên cũng hầu hết được làm đơn giản với chi phí nhất định. Phần lớn chi phí sẽ tập trung vào phần tiệc để tất cả anh em nhân viên công ty cùng chung niềm vui đón mừng sinh nhật.
Như thế, nhóm tổ chức cũng nên cân nhắc các khoản chi phí, nên liệt kê ra tất cả hạng mục để kiểm tra và thay thế các phương án để tối ưu chi phí một cách hiệu quả.
Trên đây là các bước quan trọng để chuẩn bị tổ chức sinh nhật cho nhân viên và mẫu kế hoạch đi kèm, hi vọng sẽ là nguồn thông tin chia sẻ hữu ích đến cho bạn để thực hiện một chương trình trọn vẹn và đầy ý nghĩa.
Nhà Kiến Vàng chúc bạn thành công
