Cách tổ chức tiệc cocktail sang trọng cho sự kiện

Được đánh giá là một loại hình tiệc giúp nâng tầm vị thế và sự đẳng cấp của “chủ nhà”, tiệc cocktail ngày càng trở nên phổ biến với tầng lớp trung, thượng lưu và được áp dụng rộng rãi trong các buổi lễ họp mặt khách hàng, tri ân khách hàng, chương trình tổng kết năm,…

Vậy tiệc cocktail là gì? Nên tổ chức tiệc cocktail như thế nào và theo những quy trình nào, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin nói trên.

1. Tiệc cocktail là gì? Mối liên hệ với tiệc canape/finger food?

Xuất phát từ phương Tây, tiệc cocktail là loại hình tiệc đứng, thường được tổ chức trong không gian hội trường hoặc sân vườn với số lượng khách đông. Thức uống dùng phục vụ cho tiệc thường là các loại cocktail, bia, champagne, rượu pha soda và một số thức uống có cồn hay nước pha chế có rượu khác.

Điểm đặc trưng của tiệc cocktail sang trọng là nó tổng hòa được ba yếu tố: nước uống ngon tạo không khí; thức ăn được bày trí đẹp mắt, vừa miệng và không gian thoải mái để họp mặt, trò chuyện và luận bàn công việc.

Tiệc cocktail thường kéo dài khoảng 2 tiếng, hoặc tối đa 4 tiếng nếu kết hợp cùng khiêu vũ. Loại hình tiệc này cũng thường kết hợp với tiệc canape hoặc finger food – menu những món ăn nhỏ xinh, giúp khách có thể dễ dàng sử dụng chỉ với một cái chạm tay.

2. Cách tổ chức tiệc cocktail

– Bước 1: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Thời gian và địa điểm tổ chức là hai thông tin quan trọng cần phải xác định trước để tiếp tục lên những bước kế hoạch sau cho buổi tiệc.

Như đã đề cập ở phần trước, không gian tiệc cocktail thường tổ chức trong hội trường nhà hàng hoặc ngoài trời tại sân vườn, hồ bơi lớn, đôi khi được tổ chức tại văn phòng, công ty.

Bạn hãy xác định quy mô khách mời để có thể quyết định không gian phù hợp. Thời gian tổ chức tiệc thường là buổi tối hoặc vào những ngày cuối tuần, ngày lễ giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc sắp xếp tham dự.

– Bước 2: Lên ý tưởng cho concept tiệc và phong cách trang trí

Giữa rất nhiều buổi tiệc giống nhau, nếu tiệc cocktail của bạn có ý tưởng và concept độc đáo thì chắc chắn, bạn sẽ là người thu hút nhất.

Sau khi biết được thời gian, địa điểm và thành phần khách mời tham gia, bạn cần lên ý tưởng ngay và luôn cho buổi tiệc. Ý tưởng này là ý nghĩa, nội dung buổi tiệc bạn muốn hướng đến. Nó sẽ giúp định hình cách trang trí tiệc, các ấn phẩm của buổi tiệc như thiệp mời, quà, vé vào,… và quyết định luôn dress code của các khách mời tham gia buổi tiệc hôm đó.

Ví dụ:

– Ý tưởng “Dạ khúc mùa xuân”: trang trí sự kiện như một khu vườn đầy hương sắc; dress code màu sắc sặc sỡ gắn liền với các loài hoa; các món ăn, nước uống phục vụ tập trung vào sự tươi mới, vui vẻ.

– Ý tưởng “Dreamland”: lấy màu xanh, hồng, tím pastel; trắng là chủ đạo; trang trí buổi tiệc như một vùng đất mộng mơ, bay bổng ai cũng muốn lạc vào, sử dụng các món ăn, nước uống có nhiều khói hoặc có màu sắc bắt mắt, huyền bí.

– Bước 3: Lựa chọn các loại cocktail đại điện

Bạn có thể lựa chọn một số loại cocktail đại diện thông qua khảo sát sở thích của khách để lên thực đơn đồ uống cho tiệc cocktail. Việc này không chỉ giúp bạn xác định rõ ràng hơn các món đồ uống sẽ được phục vụ mà còn giúp bạn tổ chức được một bữa tiệc làm hài lòng và để lại ấn tượng tốt với thực khách.

Ưu tiên số lượng nhiều và đa dạng về xuất xứ của các loại đồ uống. Bạn cùng cần có một bartender am hiểu việc pha chế các loại thức uống để đáp ứng được tất cả các nhu cầu của khách. Ngoài ra, bạn có thể chuẩn bị thêm một số loại bia, rượu vang và nước ngọt,… phòng trường hợp khách không sử dụng được đồ uống có cồn.

– Bước 4: Lên thực đơn món ăn đi kèm

Mặc dù thực khách tham dự tiệc cocktail thường sử dụng nhiều thức uống hơn các món ăn. Tuy nhiên, thực đơn các món ăn đi kèm là một phần không thể thiếu và cũng cần được chuẩn bị chỉn chu.

Thức ăn đi kèm với tiệc cocktail sang trọng thường là những món nguội và dễ dùng như: thịt xông khói, gỏi cuốn, xúc xích, chả giò, phô mai,… Tất cả đều được trình bày thành những miếng nhỏ vừa ăn và trang trí đẹp mắt giúp tiện lợi hơn trong việc thưởng thức của khách hàng.

Bạn có thể tham khảo những món trên và kết hợp cùng với một số món ăn canaepe đặc trưng như: tart cá ngừ, sandwich tôm, tart mặn, hamburger, cánh gà chiên, kimbap,..

– Bước 5: Setup, bày trí khu vực thưởng thức

Thông thường, xung quanh khu vực thưởng thức tiệc sẽ có nhiều bàn nhỏ, phục vụ cocktail và thức ăn. Vị trí các bàn nên được kê đều nhau nhưng không quá sát nhau để tiện lợi cho việc di chuyển của khách hàng, hạn chế va chạm, đụng vỡ.

Khu vực thưởng thức nên được setup và bày trí đồng bộ với ý tưởng và concept của buổi tiệc. Thức ăn và đồ uống trên bàn cần được trình bày hợp lý, trang trí hài hoà và bắt mắt.

Ngoài bàn tiệc, bạn có thể kết hợp trang trí cùng với các vật dụng như: ghế, khăn trải bàn, đĩa, tách phương Tây,.. phía trên bàn tiệc mắc đèn màu hoặc đèn nghệ thuật, mix-match cùng với những lẵng hoa tươi tạo không gian sang trọng và lãng mạn.

– Bước 6: Phân công người phục vụ, hậu cần

Mỗi khu vực thưởng thức thường sẽ do một nhân viên phục vụ phụ trách, có nhiệm vụ phục vụ rượu pha hoặc các món thức uống khác liên tục, thu dọn ly, dĩa đã sử dụng và hỗ trợ khách trong quá trình tham gia tiệc.

Những người làm công tác phục vụ, hậu cần này, bên cạnh trình độ chuyên môn am hiểu về các món đồ uống, thức ăn để giới thiệu cho thực khách, đồng thời phục vụ cần phải có sự tháo vát và chu đáo nhất định.

3. Những lưu ý khi tổ chức tiệc cocktail cho sự kiện

– Đảm bảo chuẩn bị món ăn hợp lý với số lượng người tham gia, món ăn đủ dùng, nên dư 1 ít và tránh trường hợp thiếu hụt thức ăn trên bàn tiệc

– Huấn luyện người phục vụ tiệc có tác phong chuyên nghiệp, tận tình và niềm nở, đảm bảo hỗ trợ khách hàng trong mọi hoàn cảnh, tình huống.

– Nếu không chuyên, việc lên menu, căn chỉnh số lượng, khẩu phần ăn cũng như đảm bảo chất lượng buổi tiệc sẽ rất khó khăn. Vì vậy, bạn cũng có thể lựa chọn một đơn vị tổ chức tiệc cocktail uy tín để tiết kiệm thời gian và mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Kiến Vàng là một trong những đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức tiệc cocktail, lên menu tiệc finger food,… Nếu bạn có nhu cầu, hãy liên hệ với chúng tôi để được chăm sóc và phục vụ tận tình.

Chúng tôi chúc bạn có một bữa tiệc cocktail thành công, giúp khẳng định uy tín và vị thế trong lòng khách hàng.